PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

PENERAPAN TEKNOLOGI  INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

Penerapan atau biasa disebut pengaplikasian teknologi informasi di perpustakaan, diperlukan perencanaan dan strategi yang matang serta penyediaan infrastruktur TIK di antaranya adalah perangkat keras berupa komputer, server, printer, barcode reader, scaner, kamera digital dan lain-lain, serta penyediaan perangkat lunak berupa program aplikasi perpustakaan. Perangkat lain yang dibutuhkan adalah telekomunikasi seperti telepon, fax, HAB, modem untuk sambungan internet dan jaringan lokal komputer.Penerapan teknologi informasi di perpustakaan saat ini sudah menjadi ukuran untuk mengetahui tingkat kemajuan dari perpustakaan tersebut, bukan lagi pada besarnya gedung yang dipakai, banyak rak buku, ataupun berjubelnya pengguna. Semakin canggih dan otomatis kinerja perpustakaan maka semakin maju perpustakaan itu. Alasannya sederhana dengan teknologi informasi maka akan lebih banyak yang dikerjakan dan dilayani.

A.    Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi

Pada umumnya, teknologi informasi di perpustakaan terdiri atas beberapa komponen yaitu:

1.      Perangkat keras seperti server, modem, scanner, harddisk, printer, CD Writer, CD-ROM, kamera digital, dan sebagainya.

2.      Perangkat lunak seperti database, indexing, internet, WB, server dan sebagainya

3.      Sumber Daya Manusia (SDM) yang mempunyai keterampilan di bidang teknologi informasi dan pengetahuan perpustakaan.

4.      Koleksi perpustakaan yang mengarah pada koleksi elektronik

Walaupun spesifikasi alat yang dibutuhkan oleh perpustakaan seperti tersebut, namun dalam implementasinya tidak harus memerlukan keseluruhan alat di atas, mengingat dana yang di alokasikan perpustakaan masih minim. Untuk itu dalam pengembangan teknologi informasi di perpustakaan dapat melalui beberapa tahap yaitu komputerisasi perpustakaan, pengembangan koleksi elektronik, penyediaan sarana dari sumber internet dan koperasi dengan organisasi perpustakaan lokal dan luar negeri maupun juga melalui swadaya dari masyarakat sekitar perpustakaan.

Implementasi teknologi informasi di perpustakaan dapat mengubah citra perpustakaan. Dahulu kita sering mengenal istilah “perpustakaan adalah tempat buangan” atau “perpustakaan hanya gudang buku saja, “pustakawan adalah hanya seorang penjaga rak saja”, dan sejenisnya, namun dengan adanya teknologi tersebut citra perpustakaan jadi berubah, dalam hal ini, kondisi perpustakaan dulu (tradisional) lambat laun berubah menjadi perpustakaan modern, dimana teknologi informasi menjadi pilar utama operasional perpustakaan, sehingga akhirnya kita mengenal istilah perpustakaan modern seperti electronic library, digital library, cyber library, komputerisasi perpustakaan dan perpustakaan maya (virtual library). Perpustakaan digital (digital library) memfokuskan pada penyediaan layanan bahan pustaka full text berformat digital dan bahan multi media berbasis web atau CD sedangkan cyber mengacu kepada kehidupan maya dalam jaringan komunikasi global. Dari semua istilah tersebut di atas dapat dikatakan bahwa teknologi informasi merupakan tulang punggung (backbone) bagi perpustakaan modern.

B.     Pustakawan dan Teknologi Informasi

Salah satu kendala dalam implementasi teknologi informasi di perpustakaan adalah mengenai sumber daya manusia (SDM) perpustakaan. Kondisi SMD perpustakaan di Indonesia pada umumnya adalah secara kualaitas dan kuantitas masih terbatas, tidak merata dan kurang adanya kreativitas dan keinginan untuk menekuni profesi secara mendalam. Sementara itu, perpustakaan berbasis teknologi informasi menuntut SDM (pustakawan) yang memiliki keterampilan di bidang database, aplikasi perpustakaan, internet, jaringan serta pengelolaan komputer. Untuk menjaga kualitas SDM, maka pustakawan sebagai pengelola perpustakaan harus mempunyai persepsi dan meyakini bahwa TI merupakan bagian penting dalam pengelolaan perpustakaan.

Berkenaan dengan hal tersebut di atas, maka pemberian pendidikan dan pelatihan (Diklat) tentang teknologi informasi sangat perlu dilakukan. Tujuan pelatihan atau lokakarya implementasi teknologi informasi di perpustakaan adalah:

1.      Untuk memberikan informasi tentang pentingnya teknologi informasi bagi perpustakaan

2.      Untuk menyediakan akses informasi yang diperlukan bagi kegiatan pendidikan dan penelitian di perpustakaan.

3.      Untuk mengimplementasikan sistem informasi perpustakaan.

4.      Untuk meningkatkan pelayanan dan fungsi tenaga perpustakaan

Dengan pemberian pelatihan atau lokakarya diharapkan staf perpustakaan mengenai teknologi informasi menjadi meningkat. Di samping itu, dengan adanya pelatihan atau lokakarya itu, minat para staf terhadap aplikasi teknologi informasi menjadi tinggi, serta adanya citra (image) pustakawan modern meningkat.

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain sebagai berikut:

• Teknologi informasi digunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan.
• Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital.

C.    Otomasi Perpustakaan

Otomasi Perpustakaan (library automation) atau lebih tepatnya sistem otomasi perpustakaan (library automation system) adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan yang terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan, dan dengan pasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi.

1). Fungsi sistem otomasi perpustakaan

• Pangkalan data, khususnya pangkalan data bibliografis, tetapi juga pangkalan data pengguna dan administrasi.
• Sistem temu kembali informasi, khususnya dalam bentuk katalog.
• Fasilitas dan akses online, khususnya yang memungkinkan intraksi jarak jauh.

Menurut mulyadi,fungsi dan tujuan sistem otomasi bagi perpustakaan ada dua, yaitu:

• Fungsi operasional (substantif) perpustakaan yaitu pengadaan, pengelolaan, dan pelayanan perpustakaan.
• Fungsi menejerial yang meliputi: kepegawaian, keuangan, humas, perencanaan, analisis operasional, pengendalian dan pengawasan manajemen, dapat dilakukan secara terotomasi.

Sedangkan menurut Lasa, sistem (fungsi) ini terdiri dari:

• sistem pengadaan dengan cara pembelian, tukar menukar publikasi, membuat sendiri.
• Sistem pencatatan yaitu mencata semua bahan informasi yang diterima perpustakaan dan perlu direncanakan terlebih dahulu. Mencatat bisa dalam bentuk buku, kartu, atau softwere  tertentu.
• Sistem pengatalogan (OPAC).

2). Tujuan sistem otomasi perpustakaan juga ada dua, yaitu:

• Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka tentang informasi secara lebih cepat, tepat, dan akurat.
• Untuk memenuhi kebutuhan pengelolah, dan menyajikan koleksi, serta melayani pemustaka secara lebih efektif dan efesien.

3). Memulai otomasi

• Membuat suatu studi kelayakan untuk mempertimbangkan dan memutuskan sisitem yang mana yang akan dipilih. Apakah sistem itu betul-betul sesuai dengan kebutuhan;  apakah harga atau biaya bisa dipenuhi dan disetujui; apakah cukup mudah menggunakannya?
• Studi kelayakan itu bisa dibuat sendiri tetapi sebaiknya didiskusikan dengan bagian teknologi atau pusat pengelolahan data internal instansi untuk mendapatkan ide dan pandangan yang lebih mantap.
• Teliti beberapa sistem yang kira-kira akan dapat  memenuhi syarat, dan adakan semacam undangan untuk demo bagi para supplier yang akan menjual sistem-sistem tersebut.
• Perlu dilakukan peninjauaan ke beberapa perpustakaan di Indonesia bahkan ke Luar negri, misalnya negara-negara tetangga yang telah lebih maju di bidang teknologi perpustakaannya seperti singapura dan malaysia.
• Menghadiri seminar tentang teknologi informasi dan otomasi perpustakaan dan mengikuti pendidikan otomasi perpustakaan dan teknologi di bidang informasi.
• Mengevaluasikan sistem mana yang akan diterapkan.
• Memikirkan langkah selanjutnya bagai mana pelaksanaan penerapannya.
• Setelah dipertimbangkan, adakah kontrak pembelian yang tidak hanya menguntungkan pihak penjual saja, tetapi juga menguntungkan pihak pembeli dan pengguna sistem.  Mencari vendor yang bersedia memberikan jasa pelayanan jika kurang mengerti dan menjelaskannya.
• Menanyakan beberapa hal tentang komputer di lembaga atau sekolah jika diperlukan.

4). Resiko otomasi perpustakaan

• Kekurangan sumber  daya

Ketergantungan akan sistem menjadi mutlak. Sering terjadi  ketika pembaharuan sistem yang dipakai ternyata terlalu cepat bagi perpustakaan, sehingga sukar baginya untuk mengejar kemutakhiran sistem dan memerlukan tambahan sumber daya yang memadai.

• Perubahan pola organisasi

Dengan berubahnya alur kerja berdasarkan konsepsi otomasi, dituntut perubahan pola atau struktur organisasi.

• Dampak pada staf

Banyak disebut penolakan staf  terhadap sistem otomasi.