unsur-unsur yang perlu diperhatikan dalam melakukan tahap penilaian arsip.
unsur-unsur yang perlu diperhatikan dalam melakukan tahap penilaian arsip.
Penilaian arsip merupakan elemen paling sulit dalam kegiatan penyusutan arsip, karena sering kali muncul unsur subjektifitas di dalamnya. Untuk menghindari kendala tersebut, perlu ada perangkat yang setidaknya dapat meminimalisir subjektifitas penilaian tersebut. Pada saat menentukan apakah suatu arsip masih bernilai guna atau tidak, diperlukan ketajaman analisis, baik dari segi nilai informasi, biaya maupun dampak yang timbul dari penetapan keputusan penilaian tersebut. Untuk memudahkan pemahaman dalam melaksanakan penilaian, diperlukan teknik dan langkah-langkah di dalam penilain. Teknik dan langkah-langkah penilaian tersebut di atas akan lebih presentatif apabila dilakukan dengan memperhatikan 3 (tiga) unsur seperti berikut:
1. NILAI INFORMASI
Langkah pertama dalam melaksanakan penilaian arsip adalah menganalisis nilai informasi dari arsip tersebut. Nilai informasi dapat dikaji dari lingkungan pencipta arsip atau fungsional analisis isi serta penggunaan arsip.
1. Fungsi Instansi /Lingkungan Pencipta Arsip/Ciri-ciri Fungsional
Fungsi instansi/perusahaan atau lingkungan pencipta arsip atau ciri-ciri fungsional dapat ditelaah dengan mempertimbangkan unsur-unsur: posisi organisasi, aktivitas unit, pencipta arsip dan fungsi arsip itu sendiri.
Tingkat nilai/pentingnya arsip yang tercipta terkait erat dengan tingkat/posisi unit pada instansi/organisasi pencipta arsip tersebut (meskipun tidak mutlak). Semakin tinggi posisi pencipta arsip, maka semakin penting nilai arsip yang dihasilkan. Pada umumnya, pencipta arsip pada tingkat (level) atas menghasilkan arsip-arsip tentang kebijakan (policy). Sedangkan pencipta arsip pada tingkat (level) bawah menghasilkan arsip-arsip yang bersifat teknis/transaksional (rutin).
Aktivitas unit pencipta arsip terkait dengan tugas dan fungsi dari unit instansi/perusahaan. Bila arsip yang dihasilkan oleh unit dengan aktivitas pokok terkait dengan keuangan, maka dapat diindikasikan bahwa arsip tersebut memiliki nilai guna keuangan. Apabila arsip dihasilkan oleh unit dengan aktivitas pokok terkait dengan masalah hukum, maka dapat diindikasikan bahwa arsip tersebut memiliki nilai guna hukum. Aktivitas unit pencipta arsip yang menyangkut masalah kebijakan, akan menghasilkan arsip yang relatif lebih penting dibandingkan dengan aktivitas unit yang bersifat teknis.
Fungsi arsip terkait dengan kegunaan arsip bagi instansi/perusahaan atau yang terkait. Fungsi arsip adalah :
a. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi instansi/perusahaan
b. Untuk bahan pertanggungjawaban kegiatan instansi/perusahaan
c. Proteksi (hukum)
d. Memori instansi/perusahaan
e. Dan lain-lain
Fungsi arsip tersebut di atas adalah sebagai bahan pertimbangan dalam melaksanakan penilaian terhadap arsip.
2. Penggunaan
Unsur penggunaan arsip dapat dibedakan dalam 2 (dua) kelompok, yaitu:
a. Kepentingan pengguna
Adalah terkait dengan nilai guna yang terkandung di dalam arsip (administratif, hukum, keuangan, dll) baik untuk pengguna langsung (pimpinan hingga staf staf sesuai dengan tingkat kewenangannya) atau yang berpotensi menggunakan arsip tersebut (organisasi lain, masyarakat, pelajar, peneliti).
b. Kewenangan pengguna
Seseorang memiliki kewenangan atau hak menggunakan arsip adalah terkait dengan tugas/jabatan/fungsinya, kemampuan mengakses dan membaca arsip, memahami (mengerti) informasi yang terkandung di dalam arsip.
3. Analisis isi
Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan untuk menganalisis nilai informasi, yaitu :
a. Topik-topik yang signifikan
Adalah terkait dengan isi atau informasi arsip sebagai rekaman informasi kegiatan atau aktivitas serta visi dan misi instansi/perusahaan. Arsip yang secara substansial memiliki nilai yang lebih tinggi dibanding arsip-arsip lain, apabila secara terpisah maupun berkelompok memiliki informasi yang lengkap (utuh).
b. Jangka waktu
Adalah terkait dengan masa atau waktu yang dibutuhkan dalam penciptaan arsip. Arsip yang tercipta dengan waktu yang panjang adalah arsip yang memiliki aktivitas berlanjut dan lama. Misal: kegiatan yang melibatkan SDM banyak, biaya besar, fasilitas dan peralatan besar, cenderung memiliki jangka waktu relatif lama. Sebaliknya, apabila kegiatan yang dilakukan relatif dengan SDM sedikit, biaya kecil, fasilitas dan peralatan kecil memiliki jangka waktu pendek/singkat.
Jangka waktu pernciptaan arsip tidak dalam makna arsip tunggal, namun arsip dalam suatu berkas yang menggambarkan suatu proses kegiatan sejak awal hingga akhir.
c. Kualitas
1) Kualitas fisik
Menyangkut organisasi informasi (terkait dengan model/bentuk redaksi dan kelengkapan), kelangkaan, tingkat keaslian (asli, tembusan, copy, salinan dan lain-lain) dan format (kertas, audio-visual atau elektronik) arsip. Organisasi fisik yang baik dapat dengan mudah digunakan sebagi sumber informasi.
Kelangkaan arsip dapat dilihat melalui: usia arsip, sifat arsip, topik dan penyimpanan arsip. Kelangkaan arsip tidak selalu ditentukan oleh usia, namun juga oleh topik yang bersifat khusus atau institusi khusus. Oleh sebab itu kelangkaan arsip perlu dikaitkan dengan konteks penciptaan arsip itu sendiri.
Tingkat keaslian dalam kearsipan disebabkan oleh adanya aktivitas administrasi yang saling terkait.
2) Kualitas intelektual
Kualitas intelektual menyangkut duplikasi arsip dalam grup arsip, duplikasi arsip dalam ruang simpan dan duplikasi arsip di luar ruang simpan. Duplikasi informasi dalam grup/kelompok arsip dari suatu instansi/perusahaan menrupakan cermin dari interaksi dan komunikasi administrasi instansi/perusahaan.
Duplikasi informasi dalam konteks tempat penyimpanan arsip, misalnya adalah, duplikasi grup arsip di tempat penyimpanan arsip statis di Arsip Nasional RI mungkin terdapat pula di dalam grup instansi lain.
d. Kredibilitas
e. Hubungan pencipta dengan arsip
2. BIAYA PENGELOLAAN
Langkah kedua yang dijadikan dasar pertimbangan dalam melakukan penilaian arsip adalah biaya pengelolaan. Biaya pengelolaan dipengaruhi oleh jumlah dan jenis/tipe arsip dan menimal menyangkut 5 (lima) hal, yaitu :
1. Biaya Penyerahan(transport, SDM, peralatan, dll)
2. Biaya Pengolahan (tingkat keakhlian pengolah, peralatan dan beban kerja),
3. Biaya Pemeliharaan (kebersihan, restorasi, laminasi, fumigasi, alih media, dll)
4. Biaya Penyimpanan (jumlah arsip, tempat/ruang simpan, peralatan)
5. Biaya Penggunaan (memahami, menemukan dan menyajikan arsip)
Biaya pengelolaan terkait dengan salah satu tujuan manajemen arsip, yaitu mampu mengelola arsip secara efisien. Pertimbangan efisiensi biaya menjadi perhatian dan tangung jawab pimpinan instansi/perusahaan.
3. DAMPAK KEBIJAKAN PENILAIAN
Langkah ketiga yang menjadi pertimbangan adalah dampak kebijakan dalam penilaian, yaitu menyangkut aspek hubungan eksternal dan aspek hubungan internal. Setiap penilaian arsip membawa 2 (dua) dampak, yaitu arsip yang bersangkutan akan tetap disimpan atau dimusnahkan (menyangkut biaya simpan dan kehilangan informasi/arsip).
Di dalam melakukan pemusnahan arsip, harus memperhatikan dasar hukum yang berlaku dan dilaksanakan dengan benar sehingga terhindar dari kehilangan informasi penting atau merugikan.
1. Hubungan Eksternal
Berhubungan dengan pengaruh/kewenangan dan perjanjian. Pengaruh/ kewenangan dari seseorang atau instansi/perusahaan tertentu atau dari pemerintah menyangkut: peraturan-peraturan, hak dan kewajiban yang mengikat dan lain-lain.
2. Hubungan Internal
Yaitu hubungan antara unsur nilai informasi dengan biaya pengelolannya. Disamping kepentingan perlindungan hak dan kewajiban, maka kepentingan otoritas instansi/perusahaan sebagai sumber informasi dan kebijakan biaya adalah unsur-unsur yang menjadi pertimbangan.
1. NILAI INFORMASI
Langkah pertama dalam melaksanakan penilaian arsip adalah menganalisis nilai informasi dari arsip tersebut. Nilai informasi dapat dikaji dari lingkungan pencipta arsip atau fungsional analisis isi serta penggunaan arsip.
1. Fungsi Instansi /Lingkungan Pencipta Arsip/Ciri-ciri Fungsional
Fungsi instansi/perusahaan atau lingkungan pencipta arsip atau ciri-ciri fungsional dapat ditelaah dengan mempertimbangkan unsur-unsur: posisi organisasi, aktivitas unit, pencipta arsip dan fungsi arsip itu sendiri.
Tingkat nilai/pentingnya arsip yang tercipta terkait erat dengan tingkat/posisi unit pada instansi/organisasi pencipta arsip tersebut (meskipun tidak mutlak). Semakin tinggi posisi pencipta arsip, maka semakin penting nilai arsip yang dihasilkan. Pada umumnya, pencipta arsip pada tingkat (level) atas menghasilkan arsip-arsip tentang kebijakan (policy). Sedangkan pencipta arsip pada tingkat (level) bawah menghasilkan arsip-arsip yang bersifat teknis/transaksional (rutin).
Aktivitas unit pencipta arsip terkait dengan tugas dan fungsi dari unit instansi/perusahaan. Bila arsip yang dihasilkan oleh unit dengan aktivitas pokok terkait dengan keuangan, maka dapat diindikasikan bahwa arsip tersebut memiliki nilai guna keuangan. Apabila arsip dihasilkan oleh unit dengan aktivitas pokok terkait dengan masalah hukum, maka dapat diindikasikan bahwa arsip tersebut memiliki nilai guna hukum. Aktivitas unit pencipta arsip yang menyangkut masalah kebijakan, akan menghasilkan arsip yang relatif lebih penting dibandingkan dengan aktivitas unit yang bersifat teknis.
Fungsi arsip terkait dengan kegunaan arsip bagi instansi/perusahaan atau yang terkait. Fungsi arsip adalah :
a. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi instansi/perusahaan
b. Untuk bahan pertanggungjawaban kegiatan instansi/perusahaan
c. Proteksi (hukum)
d. Memori instansi/perusahaan
e. Dan lain-lain
Fungsi arsip tersebut di atas adalah sebagai bahan pertimbangan dalam melaksanakan penilaian terhadap arsip.
2. Penggunaan
Unsur penggunaan arsip dapat dibedakan dalam 2 (dua) kelompok, yaitu:
a. Kepentingan pengguna
Adalah terkait dengan nilai guna yang terkandung di dalam arsip (administratif, hukum, keuangan, dll) baik untuk pengguna langsung (pimpinan hingga staf staf sesuai dengan tingkat kewenangannya) atau yang berpotensi menggunakan arsip tersebut (organisasi lain, masyarakat, pelajar, peneliti).
b. Kewenangan pengguna
Seseorang memiliki kewenangan atau hak menggunakan arsip adalah terkait dengan tugas/jabatan/fungsinya, kemampuan mengakses dan membaca arsip, memahami (mengerti) informasi yang terkandung di dalam arsip.
3. Analisis isi
Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan untuk menganalisis nilai informasi, yaitu :
a. Topik-topik yang signifikan
Adalah terkait dengan isi atau informasi arsip sebagai rekaman informasi kegiatan atau aktivitas serta visi dan misi instansi/perusahaan. Arsip yang secara substansial memiliki nilai yang lebih tinggi dibanding arsip-arsip lain, apabila secara terpisah maupun berkelompok memiliki informasi yang lengkap (utuh).
b. Jangka waktu
Adalah terkait dengan masa atau waktu yang dibutuhkan dalam penciptaan arsip. Arsip yang tercipta dengan waktu yang panjang adalah arsip yang memiliki aktivitas berlanjut dan lama. Misal: kegiatan yang melibatkan SDM banyak, biaya besar, fasilitas dan peralatan besar, cenderung memiliki jangka waktu relatif lama. Sebaliknya, apabila kegiatan yang dilakukan relatif dengan SDM sedikit, biaya kecil, fasilitas dan peralatan kecil memiliki jangka waktu pendek/singkat.
Jangka waktu pernciptaan arsip tidak dalam makna arsip tunggal, namun arsip dalam suatu berkas yang menggambarkan suatu proses kegiatan sejak awal hingga akhir.
c. Kualitas
1) Kualitas fisik
Menyangkut organisasi informasi (terkait dengan model/bentuk redaksi dan kelengkapan), kelangkaan, tingkat keaslian (asli, tembusan, copy, salinan dan lain-lain) dan format (kertas, audio-visual atau elektronik) arsip. Organisasi fisik yang baik dapat dengan mudah digunakan sebagi sumber informasi.
Kelangkaan arsip dapat dilihat melalui: usia arsip, sifat arsip, topik dan penyimpanan arsip. Kelangkaan arsip tidak selalu ditentukan oleh usia, namun juga oleh topik yang bersifat khusus atau institusi khusus. Oleh sebab itu kelangkaan arsip perlu dikaitkan dengan konteks penciptaan arsip itu sendiri.
Tingkat keaslian dalam kearsipan disebabkan oleh adanya aktivitas administrasi yang saling terkait.
2) Kualitas intelektual
Kualitas intelektual menyangkut duplikasi arsip dalam grup arsip, duplikasi arsip dalam ruang simpan dan duplikasi arsip di luar ruang simpan. Duplikasi informasi dalam grup/kelompok arsip dari suatu instansi/perusahaan menrupakan cermin dari interaksi dan komunikasi administrasi instansi/perusahaan.
Duplikasi informasi dalam konteks tempat penyimpanan arsip, misalnya adalah, duplikasi grup arsip di tempat penyimpanan arsip statis di Arsip Nasional RI mungkin terdapat pula di dalam grup instansi lain.
d. Kredibilitas
e. Hubungan pencipta dengan arsip
2. BIAYA PENGELOLAAN
Langkah kedua yang dijadikan dasar pertimbangan dalam melakukan penilaian arsip adalah biaya pengelolaan. Biaya pengelolaan dipengaruhi oleh jumlah dan jenis/tipe arsip dan menimal menyangkut 5 (lima) hal, yaitu :
1. Biaya Penyerahan(transport, SDM, peralatan, dll)
2. Biaya Pengolahan (tingkat keakhlian pengolah, peralatan dan beban kerja),
3. Biaya Pemeliharaan (kebersihan, restorasi, laminasi, fumigasi, alih media, dll)
4. Biaya Penyimpanan (jumlah arsip, tempat/ruang simpan, peralatan)
5. Biaya Penggunaan (memahami, menemukan dan menyajikan arsip)
Biaya pengelolaan terkait dengan salah satu tujuan manajemen arsip, yaitu mampu mengelola arsip secara efisien. Pertimbangan efisiensi biaya menjadi perhatian dan tangung jawab pimpinan instansi/perusahaan.
3. DAMPAK KEBIJAKAN PENILAIAN
Langkah ketiga yang menjadi pertimbangan adalah dampak kebijakan dalam penilaian, yaitu menyangkut aspek hubungan eksternal dan aspek hubungan internal. Setiap penilaian arsip membawa 2 (dua) dampak, yaitu arsip yang bersangkutan akan tetap disimpan atau dimusnahkan (menyangkut biaya simpan dan kehilangan informasi/arsip).
Di dalam melakukan pemusnahan arsip, harus memperhatikan dasar hukum yang berlaku dan dilaksanakan dengan benar sehingga terhindar dari kehilangan informasi penting atau merugikan.
1. Hubungan Eksternal
Berhubungan dengan pengaruh/kewenangan dan perjanjian. Pengaruh/ kewenangan dari seseorang atau instansi/perusahaan tertentu atau dari pemerintah menyangkut: peraturan-peraturan, hak dan kewajiban yang mengikat dan lain-lain.
2. Hubungan Internal
Yaitu hubungan antara unsur nilai informasi dengan biaya pengelolannya. Disamping kepentingan perlindungan hak dan kewajiban, maka kepentingan otoritas instansi/perusahaan sebagai sumber informasi dan kebijakan biaya adalah unsur-unsur yang menjadi pertimbangan.
Komentar
Posting Komentar